La dématérialisation des contrats : un enjeu économique

La dématérialisation des contrats se définit comme un système optimisé qui semble être en plein essor actuellement dans le monde des sociétés ainsi que dans des organisations publiques, permettant une performance numérique. En général, elle accélère l’archivage et la signature des contrats tout en assurant leur sécurité. Pourquoi affirme-t-on que la dématérialisation des contrats est un enjeu économique ?

Pourquoi dématérialiser des contrats ?

D’une manière générale, la dématérialisation des contrats représente des atouts très concrets. À l’aide de la contractualisation dématérialisée, le délai et le taux du changement des contrats seront boostés. Par conséquent, on pourrait offrir un processus de signature fluide, simple et sécurisé, ainsi que de dynamiser pratiquement son activité. Aussi, on pourrait bénéficier d’un atout compétitif considérable, par exemple, en proposant un contrat dématérialisé sur le Web. Par ailleurs, on peut faciliter la gestion des éventuels contrats (envoi, édition, réception, suivie, automatisation des reprises) et le pilotage de l’activité pour qu’il soit collaboratif et immédiat. Cependant, il est possible de renforcer la confidentialité et la sécurité du système de signature avec la dématérialisation des contrats. C’est une meilleure solution qui permet d’assurer une transaction sécurisée et d’avancer des diverses fonctionnalités supplémentaires, comme scellement et horodatage des documents, contrôle de l’identité du signataire, authentification optimisée, etc.

Dématérialisation des contrats : gérer en toute simplicité

La dématérialisation des contrats est considérée comme un élément clé crucial de la transformation numérique de tous les établissements privés ou publics. Son atout principal est de simplifier la procédure d’archivage et de signature des contrats. En réalité, elle facilite la possibilité d’accès aux données et les densités administratives, et développe son organisation interne. Notamment, elle est incluse dans l’enjeu majeur au niveau technique, organisationnel et financier, y compris également la dématérialisation des échanges (en proportion avec le développement technologique), la dématérialisation des activités et des démarches, la dématérialisation qui mène à la reconstitution des flux des documents.

Dématérialisation : comment la mettre en place ? quels sont ses enjeux ?

Pour mettre en place la dématérialisation des contrats dans une entreprise, de nombreuses solutions sont à tenir en compte. Elle permet d’automatiser la procédure de conversion des divers documents, d’enregistrer les congés et les absences, d’envoyer des factures par voie électronique aux fournisseurs et aux clients, ou bien de distribuer les bulletins de paie dématérialisés. De ce fait, la mise en œuvre de GED ou Gestion Électronique des Documents permet de simplifier l’organisation interne, l’accès et la récupération des données ; ainsi que de faciliter l’activité de dématérialisation au niveau d’une entité. À l’aide de ce logiciel spécialisé : les données sur un même dossier seront rassemblées, les documents seront consultables, la mise à jour disponible sera efficace pour tous, la gestion des courriers sera facile, le stockage et l’accès aux dossiers seront sécurisés, les coûts appropriés à la recherche et à la diffusion diminueront. Par ailleurs, la dématérialisation des contrats présente des enjeux : l’économie d’argent, l’économie de temps et l’économie accrue. On peut réaliser des économies en minimisant l’achat de papiers et en impression, ainsi que les frais postaux. Puis, la communication interne de l’entreprise sera très rapide avec les documents numériques, le temps est donc plus court avec une qualité de service efficace. Et il y a aussi la sécurité accrue, qui permet de conserver toutes les activités de transaction, d’éviter les fraudes et de sécuriser les informations.