Plusieurs entreprises décident d’adopter la signature électronique afin de généraliser le télétravail et de limiter les déplacements suivant la crise sanitaire et ses conséquences qui touchent de nombreux pays. Il s’agit d’une mode de digitalisation incontournable permettant de dématérialiser l’ensemble des processus administratifs et commerciaux. Ceci est alors l’outil fondamental pour la gestion des risques.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
Depuis le début de la crise sanitaire, les dirigeants d’entreprises décident de trouver un moyen de protéger ses travailleurs et ses clients en utilisant la signature électronique. Il s’agit du seul mécanisme qui peut garantir l’authenticité d’un document électronique et son auteur. Ceci correspond à une suite de caractères et n’est pas visuelle, ce qui la différencie de la signature écrite. Toutefois, elle dispose de la même valeur juridique de la signature manuscrite. Elle permet de signer plusieurs documents (ex : devis, compromis de vente, mandats, actes notariés, bons de commandes, factures, contrats de travail, documents juridiques et comptables, etc.), sans contact physique et de manière rapide, notamment en quelques secondes.
La signature électronique est un outil de gestion des risques
La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite. Elle est alors qualifiée selon le décret n°2017-1416 du 28/09/2017. La signature électronique doit être irrévocable, inaltérable, non réutilisable, infalsifiable et authentique. L’objectif de l’utilisation de ce mécanisme est de rapporter la preuve du consentement, d’authentifier l’auteur et de garantir l’intégrité du document. En plus d’être un outil de gestion de risques, cet outil permet aussi d’améliorer la sécurité sanitaire des salariés et des clients, d’automatiser les processus, de faciliter l’échange et l’envoi des documents, de faire des économies, de sécuriser les données dématérialisées, de suivre l’avancement des dossiers en temps réel et d’accélérer la procédure de signature.
Quel type de signature électronique choisir ?
Le choix du type de signature électronique à utiliser dépend des besoins et des objectifs de chaque société. Votre choix doit être basé sur l’enjeu et l’usage du document à signer. Il existe plusieurs niveaux de signature qui sont définis par l’elDAS. Si vous choisissez un niveau de fiabilité fort pour vos dossiers, il sera difficile de contester sa validité et les engagements qu’elle contient. Vous avez donc la possibilité de choisir entre le niveau standard 1 , le niveau avancé 2 et le niveau 3 qualifié. Le niveau 3 est le plus robuste par rapport aux autres niveaux. Cela est sur les plans juridique et technique. Cependant, il exige que la validation de l’identité du signataire soit en amont et que la signature ne peut pas se faire qu’à travers un dûment habilité, une personne physique ou d’un représentant.