La dématérialisation des factures : comment ça marche ?

Publié le : 20 mai 20224 mins de lecture

À l’ère du numérique, la digitalisation est de plus en plus fréquente dans la vie quotidienne. Le shopping est remplacé par l’e-commerce, le courrier par l’e-mail, les livres par les e-books, etc. Or, la dématérialisation des factures est l’une des conséquences de la digitalisation. La facture en format numérique présente de nombreux avantages pour les entreprises. Qu’est-ce que la dématérialisation des factures exactement ? Comment fonctionne-t-elle ? Et quels sont les outils nécessaires ?

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures est en fait le processus de remplacement des documents et factures papier par des documents numériques. Cependant, il existe la dématérialisation simple et la dématérialisation fiscale des factures. Le processus simple consiste à scanner les factures papier existantes. C’est une étape qui sert à faciliter l’archivage, le stockage et l’envoi des factures. Ainsi, vous aurez la possibilité de les envoyer par e-mail.

Ensuite, il y a la dématérialisation fiscale des factures qui se traduit par l’adoption d’un système de facturation entièrement numérisé. Elle se fait de la création à la réception de la facture par son destinataire. Il s’agit en fait de la e-facture ou facture électronique. La démarche ne consiste pas à passer d’une facture en papier vers une facture numérique.

Le fonctionnement de la dématérialisation des factures !

Il existe de nos jours des obligations légales liées à la dématérialisation des factures. En effet, pour les entreprises, cela représente une réelle opportunité. Cependant, il existe différentes manières de procéder. Tout d’abord, on trouve la facture électronique non structurée telle que l’image ou le PDF.

Puis, il y a la facture électronique structurée comme l’EDI dont les normes sont généralement certifiées par l’administration. Pour qu’une facture électronique soit conforme à la loi, il est nécessaire de vérifier l’authenticité de l’émetteur ainsi que l’exhaustivité et la lisibilité du document. Vous devez donc procéder à la vérification de la signature électronique, de la piste d’audit fiable et de l’échange de données informatisées EDI.

Comment choisir le bon outil de dématérialisation pour vos factures ?

La dématérialisation des factures vous permet de réduire les coûts, de gagner en rapidité, de sécuriser le processus, d’améliorer la relation client-fournisseur mais aussi d’agir pour l’environnement. Cependant, il est essentiel de choisir le bon outil pour produire vos factures électroniques. De nombreuses solutions existent sur le marché, mais il est essentiel de choisir la meilleure. Tout d’abord, vous devez opter pour une solution de dématérialisation conforme à la réglementation.

Ensuite, choisissez un outil qui automatise les processus de capture et de validation des factures. Il vous faut en outre disposer d’un outil de dématérialisation des factures sécurisé. Et enfin, privilégiez une solution qui améliore la gestion des fournisseurs.

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